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DROIT D’OPTION À LA DÉDUCTION FORFAITAIRE SPÉCIFIQUE POUR FRAIS PROFESSIONNELS: QU’EN EST-IL ?

LES FRAIS PROFESSIONNELS

Sont les frais engagés par le salarié
pour les besoins de son activité professionnelle et qui doivent lui
être remboursés par l’employeur. Les remboursements de frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations sociales. Ces frais professionnels peuvent être de différentes natures : frais de télétravail, frais de déplacement, frais de nourriture et d’hébergement

LA DÉDUCTION FORFAITAIRE SPÉCIFIQUE

èPour certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP…), les employeurs sont autorisés à appliquer à la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et des contributions d’assurance chômage et d’AGS une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

èEn cas d’application par l’employeur de la déduction forfaitaire spécifique, la base de calcul des cotisations est constituée par le montant global des rémunérations, indemnités, primes, et le cas échéant des indemnités versées à titre de remboursement de frais professionnels à laquelle on applique la déduction pour frais professionnels correspondante à la catégorie professionnelle du salarié

BON A SAVOIR

Lorsque le salarié est absent durant tout le mois, il n’engage aucun frais supplémentaire au titre de son activité pendant ce mois, et les conditions d’application de l’abattement ne sont alors plus réunies. La DSFne peut donc pas être appliquée sur les sommes versées au salarié au titre du maintien de salaire.

Le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique est lié à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité générale de l’entreprise.

Par exemple, dans une entreprise relevant de la manutention ferroviaire, la pratique de la déduction pour frais ne sera autorisée que pour les ouvriers travaillant sur les chantiers et non au personnel administratif. L’abattement pour frais professionnels apparaît distinctement sur la fiche de paie. 

Toutefois, dès lors que le salarié perçoit une rémunération égale au SMIC, la déduction forfaitaire pour frais ne peut s’appliquer. En effet, l’assiette des cotisations de Sécurité sociale ne peut jamais être inférieure au salaire minimum interprofessionnel de croissance.

Lorsque le salaire est légèrement supérieur au SMIC, l’abattement pour frais professionnels s’applique jusqu’à obtenir une assiette égale au SMIC.

En cas de maintien de salaire pour un mois d’absence complet, la DFS ne peut s’appliquer pour ce mois. Le salarié absent n’a engagé aucuns frais professionnels dans ce cas.

L’option pour l’abattement est subordonnée à la consultation et à l’accord du ou des salariés ou de leurs représentants.

L’employeur mettant en œuvre une déduction forfaitaire spécifique doit :

• respecter le champ des professions concernées ;
• limiter le montant de la déduction à 7 600 € par année civile et par salarié ;
• justifier de l’absence de refus exprès du salarié ou de ses représentants ;
• s’assurer de l’application de la règle du non-cumul de cette déduction avec l’exclusion de l’assiette des cotisations des sommes versées à titre de remboursement de frais professionnels sauf cas particuliers.

L’application de l’abattement ne peut avoir pour résultat de ramener la base de cotisations en deçà de l’assiette minimum de cotisations c’est-à-dire du Smic correspondant à l’horaire travaillé, augmenté des majorations et autres éléments de salaire légalement obligatoires.

EXEMPLE

Le montant maximum de l’abattement est de 7 600 € par année civile et par salarié.

Cas pratique :

Un salarié présent toute l’année perçoit une rémunération de 45 000 € ainsi que des indemnités forfaitaires pour frais professionnels d’un montant de 5 000 € et sa catégorie professionnelle bénéficie d’un abattement de 25 %.

L’employeur opte pour la déduction forfaitaire spécifique. La base de calcul des cotisations est de 37 500 € obtenus comme suit :
45 000 + 5 000 = 50 000
50 000 – 25 % = 37 500

Le montant de l’abattement pour ce salarié est de : 50 000 – 37 500 = 12 500 €.

Le plafond de déduction de 7 600 € est dépassé. Le plafonnement trouve à s’appliquer. Les cotisations seront calculées sur une base de 42 400 € (50 000 – 7 600).

RÈGLES SPÉCIFIQUES AU SECTEUR DE LA PROPRETÉ 

Le taux de la déduction forfaitaire spécifique de 8 % est progressivement supprimé dans le secteur de la propreté. A compter du 1^er janvier 2022, le taux de déduction forfaitaire spécifique sera réduit de 1 point chaque année, jusqu’à sa disparition à partir du 1^er janvier 2029.

Ainsi, à compter du 1^er janvier 2021, le bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique pourra être admis dans le secteur de la propreté, uniquement, même en l’absence de frais professionnels réellement exposés par un salarié. En revanche, l’ensemble des autres conditions nécessaires au bénéfice de la déduction forfaitaire spécifique doivent être vérifiées.

A compter de cette même date, pour accompagner l’extinction du dispositif dans ce secteur et la mise en place de modalités de remboursement des frais professionnels de droit commun, l’ensemble des frais professionnels définis par l’arrêté du 20 décembre 2002 peuvent faire l’objet d’un cumul avec la déduction forfaitaire spécifique.

Par ailleurs, en l’absence de mention prévoyant l’application de la déduction forfaitaire spécifique dans les documents collectifs ad hoc et à partir du 1^er janvier 2022, l’employeur doit recueillir chaque année le consentement des salariés à bénéficier de cette déduction.

En vue de faciliter les modalités de gestion de ces informations concernant les salariés bénéficiaires de ce dispositif en cours d’extinction, il est prévu, pour les salariés du secteur de la propreté, que le consentement recueilli par l’employeur pour l’année 2023 couvre la totalité de la période 2022-2028. En effet, la tolérance en cas de contrôle relative au respect des nouvelles conditions d’application de la déduction forfaitaire spécifique prévue initialement jusqu’au 31 décembre 2021, est prolongée d’un an.

Le salarié consulté individuellement conserve la possibilité de changer d’avis en fin d’année civile. Il peut accepter ou refuser l’abattement et son silence au moment de la consultation vaut acceptation. L’option cesse alors de s’appliquer dès le 1er janvier de l’année suivante.

Attention : depuis le 1er avril 2021, à défaut d’accord collectif de travail ou d’accord du CSE, le consentement des salariés devient annuel sous peine de sanctions. L’employeur doit apporter la preuve de la consultation et de l’information de ses salariés, préalablement à la mise en place de la déduction forfaitaire spécifique.

Une tolérance est toutefois mise en place jusqu’au 1er janvier 2023. En cas de contrôle, l’URSSAF n’appliquera pas les sanctions pour les périodes qui vont jusqu’au 31 décembre 2022 et se contentera d’une demande de mise en conformité pour l’avenir.

Cette tolérance est valable pour les nouvelles conditions relatives aux frais professionnels effectivement supportés par le salarié et le recueil, selon les cas, du consentement du salarié bénéficiaire de la DFS.

Des exemples sont donnés dans la partie « Avantages en nature et frais professionnels » §2215 du BOSS.

Rappel  CFDT

La déduction forfaitaire spécifique est une possibilité pour l’entreprise qui doit être acceptée par le salarié (ou refusée). En échange d’un salaire net plus élevé, cette option diminue les droits à retraite, les prestations de prévoyance, le montant de la participation des salariés lorsqu’elle existe et les indemnités en cas de chômage.

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